Ako aplicirate na studije u inostranstvu, na razmenu ili kurs jezika, mejl vam je neophodan. Pored komunikacije na društvenim mrežama, vajberu i sl. mejl je ostao glavni kanal komunikacije kada govorimo o obrazovanju. Ovaj tekst je posvećen pisanju zvaničnog mejla, jer često vidim u komunikaciji sa mlađim klijentima da nisu sigurni kako treba da formatiraju mejlove i vode korespodenciju sa institucijama. Ništa čudno, nisam ni ja znala u srednjoj školi, a ni na fakultetu – dok mi starije kolege nisu objasnile. Nadam se da će vam par saveta biti od pomoći!
Kome se i kako šalje mejl
Ako imate samo jednu osobu, adresu te osobe stavite u TO:
CC: služi da još neko isprati prepisku. Npr. kada pišem našim studentima često stavim roditelje u cc ili kada moja koleginica iz marketinga piše našim partnerima često stavi moj mejl u cc kako bih i ja ispratila protok informacija vezan za naše projekte. Znači cc je za osobu koja prati mejlove, ali ne mora da odgovori.
Ako šaljete grupni mejl, adrese bi trebalo staviti u BCC. Tako štitite privatnost drugih i to se smatra nekom mejl kulturom. BCC koristite i ako želite da neko pročita vaš mejl, a da primaoci (u to i cc) ne vide da je i ta osoba pročitala mejl.
U vremenu screenshot-a forvardovanje mejlova postao je izazov. Dešava se da kad zamolim studente da mi proslede tj. forvarduju mejl – dobijem screenshot. Screenshotovi nisu profesionalni i ne šaljite ih: ni direktoru, ni nama, ni fakultetu. Za takve stvari služi prosleđivanje mejla. Sve što je formalna korespodencija znači da se mejlovi forvarduju.
Kako se odgovara mejl
Prvi i osnovno pravilo je: ODGOVORITE NA MEJL. Bez obzira da li komunicirate sa domaćim stanovništvom ili strancima, osnovna kultura je da odgovorite na dobijeni mejl ako je naslovljen na vas i nije spam. Druga strana će tako znati da ste dobili mejl, kao i da ste kulturni i kooperativni. Neretko mi se dešava da mi klijenti koji su u mentorskom paketu ne odgovore na mejl, pa moram da ih zovem da vidim da li su videli i pročitali mejl, da li ćemo stići da pošaljemo prijave itd… Zato, potrudite se da odgovorite na mejl koji dobijete, jer to je početak svake zdrave poslovne i zvanične komunikacije.
Reply – odgovoriti
Forward – Proslediti
Reply to all – odgovoriti svima (uključujući i adrese koje su u cc dobijenog mejla)
Kako se piše mejl na srpskom jeziku
Obraćanje: Poštovani VS Dragi
Ako nekoga niste fizički sreli i obraćate mu se po prvi put:
Poštovani gospodine Ivanoviću / Poštovana gospođo Marinković
Ako ste nekoga fizički sreli i pišete mu po drugi ili n-ti put:
Dragi gospodine Ivanoviću / Draga gospođo Marinković
Obraćanje: Ime VS Prezime
Nema jasnih pravila, uglavnom mlađe oslovljavate imenom a starije prezimenom. Kada pišem mejl našim klijentima, srednjoškolce i studente oslovljavam ličnim imenom a roditelje sa gospođo-gospodine Prezime i uvek na Vi. Oslovljavanje starijih ili nepoznatih ljudi sa ti u mejlu je vrhunsko nepoštovanje i to izbegavajte.
Primer:
Dragi Dejane i draga gospođo Marinković,
Hvala na poslatom mejlu i pitanjima. (uvek se zahvalite na primljenom mejlu)
Pokušaću da odgovorimu nekoliko tačaka:
- Studije počinju u septembru
- Školarina je 3000 evra godina
- Za upis je potreban sertifikat engleskog jezika
- Rok za prijavu je 1.jun (budite koncizni i izbegavajte duge, nestrukturisane rečenice)
Ako budete imali još neka pitanja, slobodno me kontaktirajte.
Srdačan pozdrav,
Ana Marija (Ino agencija)
Pisanje mejla na engleskom jeziku
Prva bitna stvar je da koristite akademski jezik i izbegavate skraćeni poput thanks, doesn’t, won’t i sl. Akademski mejlovi to ne trpe i bolje je da to ne koristite, osim ako niste bliski sa tom osobom. Što se obraćanja tiče, oko imena i prezima princip je isti kao i na srpskom, a što se tiče prefiksa svi su dear. Ako niste sigurni oko samog teksta, imate puno članaka o tome online na engleskom.
Ako ne znate kome pišete:
Dear Madams and Sirs,
Please allow me to ask you a question as I could not find this information of your website. When is your application deadline?
Thank you in advance. (Zahvalite se)
Kind regards, (Završite mejl kulturno)
Ana Marija Popović (potpišite se imenom i prezimenom)
Ako znate kome pišete:
Dear Ms. Edwards (izbegavajte dilemu gospođa-gospođica, svi su Ms.)
I am struggling to find an application deadline, can you please tell me what are the dates?
Thank you so much! (zahvaljujte se u svim situacijama)
Ana Marija (Ovde je ok da se potpišete samo imenom)
Podsetnik za kraj
Pre nego što pošaljete zvaničan mejl, proverite:
- Da li imate slovne greške
- Da li ste ukucali mejl dobro i naslovili ga samo na onog koga želite – neretko se dešava da mejl ode pogrešnoj osobi (baš onoj koju ogovarate)
- Da li je mejl dovoljno pismen i ljubazan (u mejlu je najlakše ispasti neljubazan)
- Da li je mejl jasan
- Da li ste se potpisali
- Ako je mejl bitan, nemojte ga slati sa mobilnog telefona, preglednost je lošija i lako ume da sklizne ruka i pošalje sent pre nego što je mejl gotov.
Srećno!
Ako želite na studije u inostranstvu pošaljite nam besplatan upit 
The post Kako se piše zvaničan mejl? appeared first on Kako na Master .